Robotic Process Automation (ou RPA) tem múltiplas aplicações na indústria, hoje em dia, e também benefícios, como eficiência operacional e redução de custos para obter esses resultados continuamente melhores.
Mas como a utilização do Robotic Process Automation (RPA) pode contribuir com tal desempenho, fazendo mais com menos?
Para responder a esta pergunta, neste texto vamos explicar o que é e como funciona o RPA, além de indicar as tarefas que podem ser automatizadas por meio dessa tecnologia.
Acompanhe, neste artigo, os benefícios que essa inovação garante às organizações e como ela ajuda a melhorar os processos, além das vantagens da robotização nos processos de produção e suas ferramentas.
Boa leitura!
Robotic Process Automation é uma expressão em inglês que significa Automação de Processo Robótico. Basicamente, consiste na utilização de softwares programados para automatizar um trabalho até então executado por pessoas – prática comum em linhas de montagem de fábricas.
Assim, a tecnologia foi desenvolvida para robotizar processos manuais repetitivos, programáveis e que geram pouco valor ao seu capital humano.
Muitos projetos têm ganhado em produtividade por investir nessa inovação em tecnologia industrial, que pode ser usada em qualquer área. Inclusive, dentro dos escritórios.
Assim, atividades repetitivas, como o processamento de pedidos, pagamentos ou cobrança de clientes, podem ser otimizadas com o RPA, resultando em mais agilidade operacional.
Assim é possível automatizar uma função e repeti-la várias vezes com perfeição, podendo ser ativada a qualquer momento e sem supervisão.
>> Veja também: Como funcionam e quais são os principais tipos de Robôs Industriais?
A tecnologia surgiu para automatizar funções repetitivas e operacionais, incorporando tarefas mais complexas em sua estrutura, como: ler dados em PDF e processar informações não estruturadas.
Hoje, a RPA já lida com mais responsabilidades em sua biblioteca de funções por meio do uso de algoritmos de previsão, e passou a executar análises avançada de dados.
Até por isso, encontra-se no seu quinto estágio de evolução e consegue assumir atividades e processos que dependiam de interação humana — ações como ligações telefônicas e compreensão de e-mails.
Segundo o Gartner Group, “até 2021, 90% das grandes e médias empresas terão, pelo menos, um processo operacionado por um robô”.
Ainda de acordo com dados do Gartner de 2019, o mercado global de RPA está crescendo 57% a cada ano. Em 2018, estimou-se o gasto de US$ 680 milhões e a previsão de US$ 2,4 bilhões em investimento até 2022.
Para entender melhor como o RPA é aplicado e quais são as funções que a tecnologia pode assumir, vale a pena, antes, aprender mais sobre os diferentes tipos de Robotic Process Automation.
Por meio de cada um deles é possível desenvolver um trabalho melhor alinhado às suas necessidades e objetivos. Veja, a seguir!
A automação attended (ou assistida) necessita de um “gatilho” feito por usuários para desempenhar suas atividades. Assim, um operador deve interpretar as situações em que o RPA pode ser usado e, assim, acioná-lo.
A automação unattended (ou autônoma), por sua vez, já independe dessa interação humana e consegue processar uma quantidade de dados e, consequentemente, administrá-las.
Nesses casos, é possível acionar esse tipo de Robotic Process Automation a partir da entrada de dados, em sua configuração, por meio de um programa ou de forma agendada (como uma ação específica em períodos de tempo pré-determinados).
Este modelo (também conhecido como híbrido) combina um pouco de cada um dos tipos de RPA que citamos acima. Ou seja: assistida e autônoma para trabalhar harmoniosamente entre as atividades de front office e de backoffice também.
O que, consequentemente, amplia o leque de possibilidades que essa tecnologia é capaz de promover no dia a dia da sua indústria e também em empresas.
A tecnologia pode ser utilizada nas mais diversas tarefas, como solução para aprimorar processos, principalmente os operacionais.
Praticamente todos os dias temos contato com algum robô nas áreas financeira, jurídica, de saúde, marketing, tecnologia, educação, transporte, logística, entre outras, que nem percebemos.
Isso tudo se converte em amplas possibilidades de aplicação do robotic process automation. Veja alguns exemplos, abaixo:
Além disso, a RPA pode ainda ajudar em atividades como:
Vamos ver, na prática, como isso se aplica em setores e segmentos específicos.
Tanto na automatização do processo de cobrança de clientes, como na comunicação das empresas com seus consumidores, é possível implantar RPA.
Envio de e-mail automático, registro de atualizações, verificação de pedidos e histórico de dados dos clientes, entre outras tarefas.
A RPA também realiza cálculos complexos de matemática, reduzindo falhas humanas no processo e garantindo um procedimento mais efetivo, contribuindo para a melhoria de resultados da empresa.
Muitas empresas utilizam a tecnologia para programar o envio de notificações ou emails automáticos aos seus clientes, diminuindo o risco de esquecimento ou perda de prazos, ocorrências que mancham a imagem da organização.
Os robôs também geram relatórios, independentemente do tipo de documento, unindo vários dados em um único arquivo, otimizando o tempo dos profissionais, que, por sua vez, podem se concentrar na análise dos levantamentos.
A RPA proporciona mais eficácia na gestão de dados fazendo com que o planejamento da organização se torne mais previsível e confiável.
Com o robô, a máquina não erra na previsão do tempo necessário para a execução de uma tarefa, por exemplo, auxiliando a gestão na tomada de decisões mais precisas e planejamentos mais assertivos.
Além disso, a redução de riscos propicia uma produtividade maior e mais regular.
Com a robotização implementada, a empresa passa a usufruir de vantagens que se estendem aos seus colaboradores.
Como em uma engrenagem, funcionários deixam de fazer movimentos repetitivos, reduzindo o número de lesões, os processos ganham agilidade, rapidez e consequentemente mais ganhos.
Dentre as muitas vantagens, destacamos 5:
A RPA elimina as demoradas e repetitivas funções manuais, que requerem presença humana constante, tais como realizar consultas de informações, validar dados e preencher formulários.
A empresa pode adotar estratégias melhores na alocação de recursos e organização de pessoal.
Em 2017, o Congresso Brasileiro de RPA avaliou que a adoção dessa tecnologia geraria retornos sobre o investimento da ordem de até 800%, comprovando a relevância do tema.
Outra previsão, feita após estudo realizado pela Accenture, apontou que a aplicação do RPA pode reduzir em até 80% o tempo dedicado pela empresa na realização de atividades antes executadas manualmente.
Mas, para que o investimento na tecnologia se justifique, essas tarefas a serem automatizadas devem ser repetíveis, escaláveis e em grande volume.
Imagine uma atividade manual, como a alimentação da base de dados, por exemplo. O ser humano pode se enganar nas anotações e produzir relatórios e análises equivocadas, além da necessidade de se refazer o trabalho.
Com a robotização, se reduz o tempo das tarefas e se ganha precisão 24 horas por dia, 7 dias por semana.
Os riscos também são fatores a serem considerados em processos de produção, especialmente os que dizem respeito a erro humano.
Como exemplo, a realização de retrabalho, como: cobranças erradas de faturas, pagamentos duplicados, cobranças de faturas esquecidas, etc.
Em quase todos os processos de uma empresa existem atividades de alto risco, para as quais se deve dar maior atenção.
Ao contrário dos seres humanos, os robôs de RPA não se cansam e não cometem erros.
O sistema de robotização proporciona flexibilidade ao processo produtivo, por possibilitar ser integrada com outros softwares de gestão.
Pode ser aplicado em diferentes escalas e, por isso, permite ser usado por muito mais tempo, sem grande investimento adicional.
Sua junção com outras tecnologias promove uma economia de custos e permite que os recursos sobressalentes sejam utilizados para explorar novos projetos e oportunidades de negócios.
As ferramentas RPA mais utilizadas são softwares que realizam trabalho digital, interagindo com sistemas e aplicativos. Alguns dos tipos mais comuns disponíveis hoje, são:
Com atuação robótica, essa ferramenta automatiza os processos complexos de ponta a ponta, sendo considerada uma opção econômica para reduzir falhas.
Baseado em Microsoft, suporta qualquer plataforma (Windows, Java, web, mainframe, etc) para controle de acessos físicos e lógicos.
Tem boa escalabilidade e realiza tarefas complexas em alta velocidade. Exige noção de programação e obtenção de licença para utilização.
É uma das ferramentas que mais se destaca pelo baixo custo e melhora na produtividade. É muito apropriada para projetos simples, ajudando a automatizar a maioria dos procedimentos manuais.
Oferece diversas opções de comando, que podem ser personalizadas. Faz consultas SQL (linguagem de pesquisa para manipulação de dados baseada em tabelas). Possui a função de depuração para testar e rastrear etapas do processo de produção, entre outros recursos.
Não exige conhecimento técnico em automação, é de fácil aprendizagem e escalabilidade. Diferente da maioria das ferramentas, o UI Path disponibiliza uma versão gratuita de teste.
Indicado para tarefas complexas, que precisam de automatização de alta performance. Requer funcionários com conhecimento prévio em programação.
Tem interface intuitiva e permite o acompanhamento remoto das tarefas automatizadas.
Entre os seus recursos, destacam-se: a verificação de arquivos PDF e Excel, a programação de sites, a criação de pastas, etc. Tem fácil rastreabilidade de dados dos clientes e gera relatórios em tempo real.
Software que usa a Inteligência Artificial para auxiliar uma gestão funcional. Dá notificações automáticas de tarefas por e-mail, ajudando a controlar as atividades internas e externas da empresa. É fácil de usar e não requer código de acesso.
Capaz de criar um grande número de bots (aplicações autônomas que realizam tarefas) para processos de canal digital.
Recomendada para negócios de todos os portes, essa plataforma gerencia e desenvolve processos de low-code (baixo código).
Realiza tarefas repetitivas reconhecendo a linguagem de TI com a ajuda de seus recursos de NLU (Natural Language Understanding) e ML (Machine Learning).
É munido de tecnologias para automação de operações de TI, back office, middle office e front office. Usa robôs inteligentes para diminuir tempos de inatividade e ajudar a solucionar problemas.
Conta com biblioteca com mais de 200 tarefas prontas direcionadas a sistemas de TI, como atividades de datacenter e suporte ao cliente.
Se deseja aplicar o RPA na sua empresa, o mais importante é avaliar as tecnologias e ferramentas para escolher a que mais atende às suas necessidades.
Todos os setores ou áreas da empresa podem se beneficiar da automação, como: marketing, vendas, controle de finanças, TI, etc. Como são muitas as operações cabíveis de otimização, é preciso elencar as prioridades.
Isso deve ser feito seguindo as metas empresariais, visando resultados de qualidade e que façam a diferença. Por isso, cada gestor deve avaliar qual o seu verdadeiro interesse.
Pesquise as tecnologias disponíveis, sem medo de escolher opções mais modernas. Afinal, as ferramentas são variadas e estão sempre evoluindo para versões aperfeiçoadas, conforme as exigências do mercado.
Por isso, procure por um software de ponta, que seja reconhecido por cumprir fluxos de trabalho e por dar suporte ao usuário. Vale pesquisar na Internet, ler críticas, consultar outros gestores e, claro, conferir se está dentro do orçamento.
Feita a escolha, se especialize na ferramenta, mantendo contato frequente com o desenvolvedor da tecnologia, que deverá garantir o suporte necessário. Acompanhe os lançamentos de novas versões, procurando atualizar o seu software.
Além disso, é importante treinar a equipe de funcionários que terá acesso à ferramenta. Quando necessário, conte com serviços externos especializados para que a sua plataforma seja realmente aproveitada.
Ao iniciar o caminho da automação é possível se deparar com duas tecnologias parecidas: o RPA e o BPA.
É possível utilizar um – ou ambos – durante a transformação digital para agilizar tarefas manuais e simplificar os processos produtivos, mas é importante diferenciá-los e compreender os dois diferentes aspectos do cenário de automação.
BPA – Business Process Automation significa “Automação de Processo de Negócio”.
A diferença entre essas duas ferramentas é que o RPA entrega tarefas individuais aos robôs de software para a simplificação dos processos produtivos. Já o BPA automatiza inteiramente um processo de negócios, do início ao fim.
O BPA aplica os conceitos do RPA, porém com a visão do negócio. As demandas já são iniciadas com esse ponto de vista, o que evita o risco de projetos tecnicamente corretos, mas sem grandes vantagens operacionais.
Embora sejam termos separados, o RPA e o BPA podem trabalhar juntos para beneficiar as empresas de muitas maneiras.
Vamos imaginar, agora, exemplos reais dentro da realidade de uma indústria, e como o robotic process automation tem participação ativa na qualificação do seu trabalho e em diversas frentes de processos industriais..
Isso porque esse tipo de tecnologia pode ser alinhado com a sua rotina de cobranças a partir do envio de e-mails, atualizações de registros e também acompanhar eventuais análises com base no histórico de dados dos seus consumidores. Atividades programáveis permitem que você não se preocupe em como agir, pois o RPA já sabe, exatamente, como reagir diante de situações específicas.
Também havíamos mencionado, mas vale o reforço, que o robotic process automation ajuda no gerenciamento de relatórios, permitindo mais tempo para seus analistas se concentrarem apenas na análise dessas informações, e não em compilar os dados.
Ao longo deste conteúdo, mostramos que a Robotic Process Automation é uma solução promissora para garantir melhor desempenho dos processos produtivos.
Essencial para proporcionar a transformação digital de sua empresa, alterar a experiência de trabalho de seus colaboradores e estabelecer um alto nível de desenvolvimento de seu negócio.
Vimos que a RPA oferece diferentes ferramentas, sendo cabível pesquisar qual a melhor para cada caso.
Com a tecnologia, você reduz o custo de produção e taxa de erro de tarefas manuais, aumenta a precisão dos procedimentos e garante uma produtividade contínua, 24 horas por dia.
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