Você já assistiu a um daqueles programas de televisão sobre organização de ambientes? Já reparou o quanto o “antes x depois” fica notório e os proprietários ficam felizes com a mudança?
Saiba que o programa 5S tem semelhanças com a atração da TV: realiza uma verdadeira transformação em empresas e fábricas, se livrando de empecilhos, organizando itens e gerando satisfação.
Hoje você vai aprender qual a importância desse modelo de cultura organizacional, como colocá-lo em prática, conhecer o significado de cada “S” e muito mais. Vamos lá?
Programa 5S é um modelo de gestão que tem como objetivo principal a melhoria contínua em busca da qualidade em todos os setores de uma empresa.
Seu nome se refere às palavras japonesas:
Com caráter participativo e práticas sustentáveis, o 5S usa técnicas para aperfeiçoar a organização, a limpeza e a padronização do trabalho. Os processos ficam mais enxutos e apresentam melhor desempenho.
A metodologia educa de forma simplificada e eficaz, estendendo seus benefícios para além do ambiente de trabalho, com resultados que aparecem rapidamente e são duradouros.
Ajuda os funcionários a atuar com mais agilidade e responsabilidade, trazendo satisfação à equipe, que se vê em condições ideais para o aumento da produtividade.
Além disso, para manter a ordem e a organização do ambiente de trabalho, é desenvolvida uma verdadeira cultura de disciplina, que também é bem vista pelos clientes.
A metodologia 5S foi desenvolvida no Japão pelo engenheiro Kaoru Ishikawa. Isso ocorreu no período pós-guerra, em 1950, quando o país tentava reerguer a sua economia.
Esperava-se que os recursos e os processos tivessem o máximo de aproveitamento, eliminando desperdícios, por isso foram criadas técnicas de melhoria para a gestão de negócios.
Se buscava um crescimento rápido, com redução de custos, que não exigisse grandes instalações e que realmente funcionasse.
Nesse contexto, apareceu a cultura 5S, que integrava o Sistema Toyota de Produção e, mais tarde, serviu como princípio para outras metodologias como o Lean Manufacturing.
Este é um programa que exige o envolvimento de todos os setores da empresa, do chão de fábrica aos níveis estratégicos e, para realmente funcionar, precisa da participação de cada trabalhador. Cada “S” tem o seu significado:
Este senso incentiva a realização de uma triagem no ambiente de trabalho, para identificar o que é realmente importante. O que não for, precisa ser descartado ou realocado para onde seja útil.
Aqui se pensa sobre o que é vital e o que não é. Tudo o que atrapalha ou é desnecessário deve ser removido.
Os recursos como máquinas, instrumentos, materiais e documentos devem ser selecionados e arrumados, inclusive os arquivos digitais.
O layout dos espaços e arranjos físicos precisa ser planejado para garantir um bom fluxo de circulação e agilidade para o trabalho dos operadores.
Manuais podem ser elaborados para especificar as funções de cada um, deixando tudo claro e organizado.
O foco deste senso é a classificação e a reorganização dos itens selecionados no Seiri. Deve ser providenciado um lugar adequado para cada coisa e chão pode ser demarcado, indicando onde fica cada objeto ou máquina.
Etiquetas, prateleiras, separação por cores, caixas organizadoras e outras opções criativas ajudam na ordenação.
As quantidades de objetos também devem ser ajustadas à necessidade de cada atividade, ficando à disposição e agilizando o trabalho.
Com tudo sistematizado e as ferramentas ao alcance – tudo em seu correto local de uso – ganha-se tempo.
Diz respeito à limpeza: tudo que foi usado deve ser devolvido em condições adequadas para o próximo que for usar.
O lixo precisa ter a destinação correta e os desperdícios devem ser eliminados. Mais do que limpar, é necessário prevenir a criação desnecessária de resíduos.
A limpeza cria um ambiente motivador, com menos estresse, contribuindo ainda para preservar máquinas e materiais e prevenir falhas e defeitos. Tal zelo também melhora a imagem da empresa perante seus clientes.
Se refere a um sistema de padronização, ou seja, a elaboração de um passo a passo eficaz para seguir os primeiros três “S”, mantendo a saúde, higiene e arrumação.
Aqui se definem os processos e padrões que irão nortear a equipe para manter a conservação dos demais sensos, garantindo integridade e bem-estar.
A padronização das responsabilidades e do funcionamento operacional das atividades precisa ser sempre checada e modernizada, quando necessário.
O comprometimento para realizar todos os quatro “S” anteriores define este senso. Ele é focado em impregnar o pensamento de ordem em toda a equipe, o transformando em uma prática diária.
É checado se tudo está sendo cumprido, por meio de audições e inspeções que irão perceber se os sensos se tornaram habituais.
Por se tratar de uma cultura que exige compromisso e disciplina, nem sempre a sua implantação é uma tarefa fácil. Por isso é recomendado dividir o programa em duas fases:
Devem ser aplicados os sensos operacionais, ou seja, de natureza prática, que demandam ações.
Pode ser desenvolvido um painel que mostre todos os processos realizados na empresa e os seus respectivos responsáveis. As habilidades esperadas para cada cargo podem ser listadas, útil para quando houver renovação de funcionários.
É ideal um acompanhamento diário do desempenho de cada um, com o uso de recursos visuais como cartões coloridos.
É interessante pensar em soluções inteligentes para facilitar a organização e limpeza dos ambientes, como a instalação de rodinhas em bancadas.
As ferramentas precisam ser arrumadas em locais de fácil acesso, reduzindo significativamente o tempo de determinadas atividades.
Os sensos comportamentais, voltados à área psicológica, devem ser implantados nesta segunda etapa. Líderes devem ser escolhidos a dedo em cada setor para ajudar na implantação do programa.
Eles serão responsáveis por dar um bom exemplo de organização, portanto é importante eleger pessoas com um perfil adequado, que sejam dedicadas, comprometidas e positivas.
Nesta fase, é observado e assegurado o cumprimento diário das ideias propostas, com o auxílio de ações de conscientização, auditorias e fiscalizações.
O programa 5S traz mudanças para toda empresa com facilidade, mostrando que a melhoria contínua é algo possível. Confira algumas vantagens:
Vejamos em detalhes cada um desses benefícios:
O 5S pode ser aplicado em diferentes contextos e setores, tornando-se uma abordagem amplamente utilizada em diversos tipos de organizações.
A implementação do programa 5S resulta em espaços de trabalho mais limpos e organizados, com cada item tendo um local definido. Isso facilita a localização de materiais e reduz o tempo perdido em busca de itens necessários.
A aplicação dos princípios do 5S contribui para a redução de acidentes, uma vez que ambientes organizados minimizam riscos de quedas, colisões e outros incidentes.
Com o 5S, dá para otimizar os processos de trabalho, de modo a torná-los mais previsíveis, eficientes e padronizados. Esse fator resulta em redução de desperdícios, diminuição de retrabalhos e aumento da produtividade.
A implementação do programa promove um ambiente de trabalho mais agradável, com colaboradores envolvidos e responsáveis pela organização e limpeza do seu espaço.
Esse ponto contribui para um clima organizacional positivo, que aumenta a confiança, motivação e satisfação dos colaboradores.
Com espaços de trabalho mais organizados e processos otimizados, os colaboradores conseguem executar suas atividades de maneira mais eficiente e sem distrações. Assim, reduzem o estresse e melhoram a qualidade de vida no trabalho.
Ambientes organizados e limpos contribuem para a manutenção adequada de equipamentos e materiais, o que prolonga sua vida útil e evita gastos desnecessários com substituições prematuras.
Com processos mais eficientes e ambientes de trabalho bem coordenados, é viável aprimorar a qualidade dos produtos e serviços. Assim, se obtém maior satisfação dos clientes, fidelização e reputação positiva para a organização.
Conheça os passos para aplicar o programa e efetivamente colocar em prática os benefícios mencionados e a transformação da sua organização.
Para aplicar o programa 5S de forma eficaz, é essencial que todos na empresa estejam cientes e engajados.
Realize reuniões, treinamentos e comunicações internas para explicar os objetivos, benefícios e como o programa será implementado. Crie um ambiente de abertura e incentivo à participação de todos os colaboradores.
Designe pessoas responsáveis por cada área da empresa para liderar e coordenar a aplicação do programa 5S.
Esses líderes serão os responsáveis por orientar os demais colaboradores, garantir a execução das atividades e monitorar os resultados.
Eles devem ser capacitados e ter conhecimento sobre os princípios e técnicas do 5S.
Proporcione treinamentos específicos sobre o programa para os responsáveis das áreas. Esses treinamentos devem abordar os conceitos, as etapas de implementação, as boas práticas e as ferramentas a serem utilizadas.
Além disso, acompanhe de perto o trabalho desses líderes, fornecendo orientações, suporte e feedback constante.
Identifique os pontos críticos na empresa que necessitam de maior atenção em relação ao programa. Pode ser a organização de estoques, a limpeza de áreas específicas ou a padronização de processos.
Priorize esses pontos e estabeleça ações corretivas para melhorar a situação, envolvendo os responsáveis e demais colaboradores.
Coloque em prática os sensos do programa 5S em cada área da empresa. Comece pelo senso de organização (Seiri), eliminando o que é desnecessário e mantendo apenas o essencial.
Depois, siga as dicas que já apresentamos no tópico “Qual a sequência correta para implantar o 5S?”
Estabeleça um sistema de feedbacks para monitorar e avaliar a eficácia do programa.
Realize auditorias periódicas, com o cuidado de envolver os responsáveis das áreas e demais colaboradores, para identificar pontos de melhoria e oportunidades de aprimoramento.
Além disso, promova a gestão de conhecimento, compartilhando boas práticas, experiências e aprendizados adquiridos ao longo da aplicação do programa.
Com a aplicação desses 5 passos, sua empresa estará no caminho certo para implementar o 5S de forma eficiente e obter os benefícios.
A Toyota é mundialmente conhecida por sua abordagem de gestão eficiente e pela aplicação rigorosa dos princípios do programa 5S.
A empresa japonesa adotou o 5S como parte integrante de sua filosofia de produção, conhecida como Toyota Production System (TPS).
Essa abordagem se mostrou extremamente bem-sucedida, de modo a impulsionar a Toyota a se tornar uma das principais montadoras de automóveis do mundo.
A Toyota utiliza os princípios do programa 5S para promover a organização, a limpeza e a padronização em suas fábricas, o que resulta em uma produção mais eficiente, redução de desperdícios e melhoria contínua dos processos.
A empresa valoriza a participação ativa de seus colaboradores, algo que os incentiva a identificar problemas e sugerir soluções por meio do uso dos sensos do 5S.
Além disso, a Toyota enfatiza a importância da disciplina e do comprometimento para manter os sensos do programa 5S.
Os colaboradores são incentivados a seguir as diretrizes estabelecidas, a assumir a responsabilidade pela organização e limpeza de seus espaços de trabalho e a buscar constantemente maneiras de aprimorar suas práticas.
A abordagem da Toyota em relação ao programa tem se mostrado extremamente bem-sucedida, pois resultou em melhorias significativas na eficiência operacional, qualidade dos produtos e satisfação dos clientes.
A empresa então serve como um exemplo inspirador de como a aplicação consistente dos princípios do 5S leva a resultados positivos em termos de produtividade e excelência operacional.
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Qualquer empresa pode se beneficiar da utilização dos conceitos do programa 5S. Essa prática cria a base fundamental para que os processos fiquem mais organizados e simplificados.
Os sensos melhoram a gestão empresarial e operacional, contribuindo para um crescimento constante desde o setor de produção até os níveis estratégicos.
Por isso, é fundamental continuar estudando sobre o assunto.
